- Soumettre une demande de certification à un organisme certificateur figurant sur la liste officielle.
- Conclure un contrat avec cet organisme.
- Se soumettre à un audit initial, suivi d’audits de surveillance à intervalles réguliers (environ tous les 18 mois), puis à un audit de renouvellement après 3 ans. La certification Qualiopi est valide pendant trois ans après l’obtention d’un résultat favorable à l’audit initial.
Dans cet article, découvrez en détail l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement.
🔎 Audit initial :
L’audit initial constitue la première étape du processus de certification Qualiopi. Durant cette phase, l’organisme certificateur recueille diverses informations essentielles auprès de l’organisme candidat à la certification. Ces données comprennent :
✔️ Informations Requises
Le nom de l’organisme et son numéro d’identification dans le répertoire Sirene (numéro SIREN) ;
Le statut légal de l’organisme et les coordonnées du dirigeant pour les entités juridiques, ou les coordonnées de la personne physique candidate ;
Le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou une preuve récente de dépôt de la demande d’enregistrement, datant de moins de trois mois ;
Les types d’actions concernées par la certification ;
Une description de l’activité de l’organisme en tant que fournisseur d’actions contribuant au développement des compétences, avec une spécification des types d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en place, incluant des précisions sur la réalisation de formations à distance, en situation de travail, en alternance ou certifiantes, ainsi que sur la sous-traitance ou la prestation pour le compte d’autres organismes de formation ;
Une liste exhaustive des sites relevant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée ;
Un organigramme détaillant les membres et leurs fonctions au sein de l’organisme ;
Le cas échéant, les certifications ou labels déjà obtenus, avec leur durée de validité et leur champ d’application ;
La période préférée pour l’audit ;
Le dernier bilan pédagogique et financier conforme aux dispositions de l’article L. 6352-11 du code du travail, ou pour les nouveaux organismes de formation, le montant total des fonds reçus par catégorie de financeur, établi à partir des données comptables issues des livres comptables appropriés. L’organisme certificateur peut être amené à vérifier ces informations en consultant les données comptables sur place.
✔️ Conduite de l'Audit Initial
L’audit initial est réalisé conformément à un plan établi par l’organisme certificateur. Durant cette phase, plusieurs procédures sont suivies :
Déroulement de l'Audit Initial
Planification et ajustement éventuel de la durée de l'audit :
L'audit initial démarre par la planification, où l'organisme certificateur établit un plan détaillé pour guider le processus d'audit. Ce plan inclut la détermination de la durée de l'audit, ajustée selon les besoins spécifiques de l'organisme candidat.
Réalisation de l'audit dans les locaux de l'organisme candidat :
Une fois planifié, l'audit se déroule dans les locaux de l'organisme candidat, offrant ainsi à l'auditeur une immersion directe dans l'environnement opérationnel de l'organisme. Cela permet une observation concrète des pratiques et des processus en place.
Échantillonnage représentatif des actions à auditer :
Pendant l'audit, un échantillonnage représentatif des actions est effectué. Cette sélection d'échantillons permet d'évaluer la conformité de l'ensemble des activités de l'organisme, tout en garantissant une couverture adéquate des domaines clés.
Vérification de la conformité aux exigences du référentiel :
L'auditeur vérifie minutieusement l'adéquation de l'organisme aux exigences du référentiel Qualiopi. Cette évaluation approfondie implique l'examen des pratiques, des documents et des preuves fournies par l'organisme candidat.
Notification des conclusions de l'audit à l'organisme candidat :
À la suite de l'audit, l'organisme certificateur communique les conclusions à l'organisme candidat. Cette notification comprend les résultats de l'évaluation, notamment les points forts identifiés, les éventuelles non-conformités et les recommandations pour l'amélioration continue.
✔️ Analyse des Conclusions et Délivrance de la Certification
Critères d'Éligibilité pour les nouveaux entrants :
Pour évaluer si l’organisme audité respecte les normes du référentiel national défini à l’article L. 6316-3 du code du travail, sont qualifiés de nouveaux entrants :
- Les prestataires fournissant des services favorisant le développement des compétences lors de leur première année d’activité ;
- Les prestataires débutant une nouvelle catégorie d’actions liées au développement des compétences, pour les critères spécifiques à cette catégorie.
Modalités d'audit adaptées
Pour les nouveaux entrants, certains indicateurs du référentiel national, énumérés dans l’annexe de l’article D. 6316-1-1 du code du travail, font l’objet d’une approche d’audit spécifique. L’organisme certificateur examine la formalisation de ces processus lors de l’audit initial, puis vérifie leur mise en œuvre effective lors des audits de surveillance ultérieurs.
Support d'enregistrement d'audit
Le rapport d’audit envoyé par l’auditeur à l’organisme certificateur inclut l’échantillonnage des actions effectuées par catégorie, ainsi que la justification de cet échantillonnage. Il contient également les éléments de preuve fournis par l’organisme candidat et examinés lors de l’audit.
Conclusion de l'audit
Les conclusions de l’audit, signées et datées par l’auditeur, sont communiquées à l’organisme candidat conformément aux procédures et aux délais établis par l’organisme certificateur. En cas de demande de certification pour différentes catégories d’actions, toute non-conformité identifiée spécifie clairement les catégories concernées.
Analyse des non-conformités
Après analyse des non-conformités, qu’elles soient mineures ou majeures, et des plans d’actions correspondants, l’organisme certificateur peut décider de délivrer la certification uniquement pour les catégories d’actions conformes faisant l’objet de la demande. La présence d’au moins cinq non-conformités mineures non résolues lors de la prise de décision constitue une non-conformité majeure, empêchant la délivrance de la certification tant qu’elle n’est pas résolue.
Vérification et délivrance du certificat
Avant de délivrer le certificat, l’organisme certificateur vérifie la validité du numéro d’enregistrement de l’activité de l’organisme candidat en consultant la liste publique mentionnée à l’article L. 6351-7-1 du code du travail.
Contenu du certificat
Le certificat émis par l’organisme certificateur, en accord avec les normes internationales d’accréditation pour la certification des produits, des procédés et des services, inclut les éléments suivants :
- Raison sociale de l’organisme certifié ;
- Étendue de la certification (catégories d’actions concernées et référence au programme de certification) ;
- Adresse du ou des sites de l’organisme ;
- Dates de début et d’expiration de la certification ;
- Nom et adresse de l’organisme certificateur.
De plus, le certificat comprend :
- Numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme ;
- Numéro d’enregistrement SIREN de l’organisme ;
- Marque de certification ou référence à l’article L. 6316-1 du code du travail concernant l’obligation de certification.
Affichage du certificat
L’organisme certifié doit exposer son certificat dans ses locaux et sur son site web s’il en possède un. Si aucun site web n’est disponible, il doit fournir une copie du certificat à toute personne intéressée, telle que les candidats, les stagiaires, les apprentis ou les financeurs mentionnés à l’article L. 6316-1 du code du travail, sur demande.
Retrait de la certification
En cas de constatation par l’organisme certificateur que la certification a été accordée sur la base de déclarations erronées de l’organisme auditée, une procédure de retrait de la certification est enclenchée, incluant une phase contradictoire.
🔎 Audit de surveillance :
L’audit de surveillance, effectué entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de la certification, assure le respect continu du référentiel en vigueur.
Revue des indicateurs
Lors de l’audit de surveillance, l’organisme certificateur analyse :
- Les indicateurs ayant eu des non-conformités lors de l’audit initial, en se concentrant sur l’efficacité des actions correctives ;
- Les indicateurs pouvant causer des non-conformités majeures selon l’article 5 ;
- Certains indicateurs particuliers du référentiel national.
Collecte préalable d'informations
Avant l’audit, le certificateur rassemble différentes données, incluant notamment l’activité de l’organisme depuis l’obtention de la certification et ses rapports pédagogiques et financiers.
Procédure en cas de fausse déclaration
En cas de fausse déclaration, la certification peut être révoquée après une procédure de contestation.
Plan d'audit
Le certificateur élabore un programme d’audit précisant les domaines à examiner, les individus à rencontrer, et les critères d’évaluation.
Conduite de l'audit
L’auditeur évalue les aspects administratifs, l’adéquation aux normes établies et les initiatives d’amélioration de l’organisme.
Modalités de réalisation de l'audit
L’audit de surveillance peut se dérouler à distance, sauf exceptions, et le rapport d’audit, incluant la justification de l’échantillonnage, est soumis au certificateur.
Communication des conclusions
Les conclusions de l’audit, signées et datées, sont communiquées à l’organisme audité conformément aux protocoles établis, avec une précision sur les catégories d’actions concernées pour les organismes certifiés dans plusieurs catégories.
🔎 Audit de renouvellement :
Le processus de renouvellement de la certification implique la réalisation d’un audit sur site avant la date d’expiration du certificat, avec un délai permettant de traiter les non-conformités majeures éventuelles avant cette échéance. Cet audit suit le déroulement d’un audit initial, incluant la vérification de la mise en œuvre des actions correctives définies lors de l’audit de surveillance précédent.
Changement d'organisme certificateur
Les conclusions de l’audit, signées et datées, sont communiquées à l’organisme audité conformément aux protocoles établis, avec une précision sur les catégories d’actions concernées pour les organismes certifiés dans plusieurs catégories.
Délivrance du nouveau certificat
L’audit de renouvellement aboutit à l’obtention d’un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit être prise avant l’expiration de la certification en cours. En cas de renouvellement, le nouveau certificat prend effet dès le lendemain de l’expiration du précédent.