MyFormatio

Logiciel de gestion de centre de formation en ligne.

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Gestion Bibliothèque et Matériel

Le module dédié à la gestion de la bibliothèque et du matériel au sein du centre de formation offre la possibilité d'acquérir une compréhension approfondie du contenu, englobant la variété des supports et des genres disponibles. De plus, il facilite la planification ainsi que le suivi des emprunts pour chaque individu.

Ce module vous permet de :

Effectuer des recherches pour repérer des ouvrages ou du matériel déjà disponibles.
Organiser les stocks en triant par catégorie.
Faciliter la gestion des emprunts en enregistrant les informations de l'emprunteur et la date d'emprunt.
Obtenir une vue synthétique de l'intégralité du stock de manière visuelle.
Effectuer des sauvegardes des bases de données.

Bibliothèque & Matériel

Nos fonctionnalités

Administration des ouvrages.

Effectuez une gestion simplifiée d'un simple clic : les processus d'emprunt, de retour, de réservation et l'historique complet des emprunts.

Administration du matériel.

Obtenez une visualisation immédiate de l'état actuel de votre stock. Effectuez avec fiabilité et simplicité les entrées et sorties, triez les données et exportez vers Excel. Planifiez les mouvements du matériel en toute facilité, réalisez des inventaires sans effort, et bien plus encore.

Administrer l'inventaire.

Effectuez une classification par catégorie pour une gestion et une recherche optimales de tous vos produits tels que livres, audiovisuels, matériel informatique, photographique, éducatif, etc. De plus, pour une traçabilité améliorée, notre système vous permet de localiser rapidement et efficacement chaque élément de l'inventaire en scannant simplement le code-barres.

Affectation du matériel

Il est envisageable de différencier entre les prêts et l'affectation du matériel, avec la possibilité que l'affectation puisse englober des périodes de possession plus étendues. Cela permet d'assurer une visibilité fiable et précise de l'intégralité du matériel.

Système de prêts et de réservation

Les utilisateurs bénéficient de la commodité de pouvoir réserver aisément en ligne un livre ou du matériel en un simple clic. Cette fonctionnalité intuitive offre une expérience fluide, permettant aux utilisateurs de planifier à l'avance et de garantir la disponibilité de l'élément souhaité. Cette facilité de réservation en ligne favorise une interaction conviviale avec le système, donnant aux utilisateurs un contrôle accru sur leurs emprunts et leurs besoins en matériel.

Récurrence des prêts pour le personnel

Il est également possible d'anticiper et de planifier à l'avance des réservations de matériel en fonction d'une fréquence spécifique. Cette fonctionnalité offre une flexibilité accrue aux utilisateurs en leur permettant de définir des réservations récurrentes selon leurs besoins. Que ce soit pour des projets réguliers ou des activités planifiées, cette option facilite la gestion proactive des emprunts de matériel, offrant une expérience plus pratique et efficiente.

Tableau de bord

Fournit une perspective complète de l'ensemble des emprunts actuels et à venir, offrant la possibilité de visualiser ces données selon des échelles temporelles telles que jour, semaine et mois, ou en fonction des produits spécifiques. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'avoir une compréhension claire et structurée de leur emploi du temps, tout en leur offrant la capacité de mieux gérer et coordonner leurs ressources et leurs activités.

Générez des rapports de prêts

Produisez des rapports détaillés qui permettent une évaluation complète de l'utilisation du matériel empruntable à l'échelle globale. Ces rapports fournissent des informations essentielles pour prendre des décisions éclairées, notamment en ce qui concerne la rotation du matériel et la mise à disposition sélective de certains équipements par rapport à d'autres. Cette fonctionnalité offre une vue d'ensemble stratégique, facilitant la gestion proactive des ressources et la garantie de leur disponibilité optimale pour les utilisateurs.

Gestion des catégories

Myformatio facilite la création, l'organisation et la modification des catégories pertinentes pour les cours, le matériel et les ressources. Il permet aux administrateurs d'établir une structure hiérarchique de catégories, d'attribuer des éléments à des catégories spécifiques, et offre aux utilisateurs la possibilité de filtrer, rechercher et accéder rapidement aux informations recherchées. De plus, il génère des rapports et des statistiques basés sur les catégories, gère les autorisations d'accès et offre une évolutivité pour répondre aux besoins changeants du centre de formation.

Gestion des emplacements

Myformatio organise les emplacements dans le module de bibliothèque et de matériel en permettant la création, l'attribution et la modification d'emplacements spécifiques pour chaque élément. Les utilisateurs peuvent facilement visualiser et rechercher des éléments en fonction de leur emplacement, tandis que la gestion des déplacements assure la précision de la localisation physique. Grâce à des rapports et des notifications, les administrateurs peuvent optimiser l'utilisation de l'espace de stockage et garantir une accessibilité transparente aux ressources, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion des ressources au sein du centre de formation.

Notification et alerte

Myformatio orchestre les notifications et alertes dans le module de bibliothèque et de matériel en envoyant des messages pour divers événements tels que réservations, retours, déplacements d'éléments et disponibilité de nouveaux ajouts. Il personnalise les rappels de retours imminents, informe sur l'affectation de matériel et propose des alertes sur l'utilisation intensive ou les retards. Cette fonctionnalité facilite la communication, améliore la gestion des ressources et optimise l'expérience des utilisateurs en tenant compte de leurs préférences de notification.