feuille d'émargement de formation
Optez pour MyFormation et bénéficiez d’une solution de feuille d’émargement de formation sur mesure.
À quoi sert une feuille d'émargement ?
Une feuille d’émargement est indispensable pour tout organisme de formation, qu’il dispense ses formations à distance ou en présentiel. Cette feuille est utilisée pour collecter les coordonnées des participants à divers événements tels que des formations, des réunions ou des cours avec un formateur.
Elle répond à une obligation légale, permettant de vérifier la présence des participants et de renforcer la validité des attestations délivrées. C’est le seul moyen de fournir une preuve tangible de la participation effective à la formation.
La feuille d’émargement atteste non seulement de la présence réelle du participant, mais aussi de celle du ou des formateurs.
De plus, les données collectées par ce document administratif facilitent les processus de facturation liés aux formations et peuvent servir à diverses fins telles que le suivi, l’établissement de statistiques ou la gestion logistique en cas d’urgence.
Pourquoi intégrer une feuille d'émargement en formation ?
Une feuille d’émargement, souvent considérée comme une formalité, revêt en réalité une importance significative pour les stagiaires, les formateurs, les entreprises et les organismes financeurs:
Les différents formats de la feuille d’émargement, qu’il s’agisse du papier ou du numérique, présentent leurs propres problèmes. Le format papier peut entraîner des problèmes de fraude, de perte et de gestion chronophage. De même, une version numérique, comme Word ou Excel, présente des limites. Cependant, des solutions de dématérialisation des feuilles d’émargement existent, offrant des avantages significatifs. Ces logiciels spécialisés dans la gestion des présences permettent un gain de temps considérable. De plus, ils sécurisent et centralisent les données d’émargement, garantissant ainsi l’acceptation et la validité des feuilles.
Cette feuille d’émargement joue également un rôle important pour le déblocage des financements des formations. En effet, les OPCO (Opérateurs de Compétences) et autres organismes de financement se basent sur les signatures pour débloquer les fonds. Ainsi, un système garantissant la signature des apprenants et prévenant la perte de feuilles assure la bonne gestion des fonds alloués.
Quels éléments doivent être intégrés sur une feuille d'émargement ?
Lors de la création d’une feuille de présence en formation, il est essentiel de considérer les éléments essentiels à inclure :
Identité du participant (Nom et Prénom)
Intitulé de la session et du module de formation
Lieu où se déroule la formation
Coordonnées de l’organisme organisateur
Durée de la formation
Horaires de la session
Date du déroulement de la formation
Nom et Prénom du formateur.
La feuille d’émargement contient ces informations obligatoires. Elle peut ainsi requérir la signature du stagiaire ou de l’apprenant, et souvent inclure les logos de l’organisme de formation ainsi que de la société d’accueil.
Par ailleurs, sur une feuille d’émargement dématérialisée en formation, un lien de suivi est généralement ajouté. Ce lien permet de garantir l’authenticité des signatures, en affichant les données telles que la signature électronique, l’heure, le lieu, etc. Cependant, ces données ne sont pas toujours accessibles au public en raison des politiques de protection des données personnelles en vigueur.
Feuilles de présence collectives
Les feuilles de présence collectives sont généralement structurées sous forme de tableau, où chaque ligne est attribuée à un apprenant. Chaque apprenant remplit son nom et prénom, puis signe dans une colonne spécifique pour la matinée et une autre pour l'après-midi. Une colonne supplémentaire est prévue pour comptabiliser le nombre total d'heures par participant pour la journée. Avec ce modèle, une feuille distincte est nécessaire pour chaque journée de formation.
Feuilles d'émargement individuelles
Les feuilles d'émargement individuelles peuvent couvrir plusieurs jours. Chaque ligne du tableau représente une journée de formation. Les informations nécessaires sont similaires à celles des feuilles de présence collectives, mais il est nécessaire d'ajouter une colonne pour la date de chaque jour et une autre pour permettre au formateur de signer la feuille quotidiennement. Une zone en bas de page est réservée pour la mention "certifié exact" par l'organisme de formation ou le formateur indépendant, avec la date et la signature.
Les atouts de Myformatio pour la gestion de ses feuilles d'émargement en ligne
Choisissez Myformatio
Chez Myformatio, nous avons conçu un système intégré d’enregistrement en ligne qui s’intègre directement aux feuilles de présence numériques utilisées lors de vos formations à distance.
Gain de temps
Avec Myformatio, vous pouvez dire adieu aux suivis manuels fastidieux, ce qui libère du temps et améliore l'efficacité pédagogique.
Intégration directe
Le système d'émargement en ligne de Myformatio s'intègre directement aux feuilles de présence numériques utilisées pendant les sessions de formation à distance, assurant une expérience unifiée.
Signature électronique
Myformatio permet l'intégration de la signature électronique, procurant ainsi un niveau de sécurité et d'authenticité aux feuilles d'émargement.
Respect des normes
La procédure de signature de Myformatio est conforme aux normes établies par le code du travail, assurant ainsi la conformité légale des feuilles de présence numériques.
Fiabilité
Myformatio recourt à un logiciel agréé pour générer les feuilles de présence numériques lors des sessions de formation, garantissant la fiabilité et l'efficacité du système.
Sécurité des données
Le système de Myformatio assure la sécurité des données enregistrées en garantissant l'authenticité des signatures numériques et en les protégeant contre toute tentative de falsification.